Een lezer vraagt:
Ik run een klein bedrijf dat een product levert aan grote bedrijven. Laten we, om de details anoniem te houden, zeggen dat we enkele kledingretailers uit het middensegment voorzien van kleding die je in het winkelcentrum kunt kopen. Het probleem is die van mijn medewerkers twee niveaus lager (rapporteert aan iemand die aan mij rapporteert), Dave, doet alsof we kleding maken voor Gucci of Prada. Dit veroorzaakt enorme hoofdpijn bij de productie. Het betekent dat alles beweegt veel langzamer via zijn afdeling, omdat hij uiterst consciëntieus is als het om kwaliteit gaat.
Dit is bewonderenswaardig, maar het resulteert in zaken als tekortschieten tegenover onze onderaannemers omdat zij de producten niet volgens de normen van het bedrijf produceerden, ook al produceerden ze ze wel volgens de industriële normen. We zijn freelance ontwerpers kwijtgeraakt omdat hen wordt gevraagd kleding van Prada-niveau te maken voor salarissen van de oude marine. Het zorgt er ook voor dat veel dingen opnieuw moeten worden gedaan of hij maakt ze zelf. Dit verhoogt dramatisch de kosten van wat we produceren. Om dit te rechtvaardigen, zou het bedrijf 5.000 artikelen per jaar moeten produceren salaris maar het produceert slechts 3.000. Dit betekent dat we op een punt zijn beland waarop het ons feitelijk meer kost om deze producten te produceren dan dat ze ons ervoor betalen.
Zowel zijn manager als ik hebben geprobeerd hem rechtstreeks te vertellen dat hij overdrijft. Dit maakt hem boos en zorgt ervoor dat hij zijn voet op de grond zet. We zeiden: “Je hoeft dit werk niet opnieuw te doen. De manier waarop de freelancers het produceerden was prima. Concentreer je gewoon op de grote zaken, zoals de algehele snit van de stof.” Wat hij blijkbaar hoort is: “Wat je doet doet er niet toe. Het is verkeerd als je om kwaliteit geeft.” Zijn reactie is om de hele nacht op te blijven en het hele weekend te werken om te proberen zijn aantal te vergroten in plaats van niet alles twee keer te doen.
Dave’s hart zit op de juiste plaats. Dit is lastig omdat het niet zo is dat we hem vragen om X te doen en hij weigert. We vragen hem om X te doen, en hij doet X twee keer en telt dan Y en Z op! Hoe kan ik Dave motiveren om een stap terug te doen en meer in lijn te zijn met het marktniveau dat we bedienen, in plaats van de kosten te verhogen en de ergernis van iedereen te vergroten door het te overdrijven? Of is hij misschien gewoon niet geschikt voor deze baan?
Groen antwoordt:
Mogelijk niet geschikt voor de functie. Of het hart nu op de juiste plaats zit of niet, je kunt niet iemand in de buurt houden die weigert te werken op de manier die jij nodig hebt, die geen rekening houdt met je productieparameters en de kosten opdrijft, en die, desgevraagd, ronduit weigert te veranderen wat hij doet.
Maar zorg er eerst voor dat je heel, heel duidelijk bent geweest tegen Dave. Niet alleen maar “Focus op X, niet Y” duidelijk. Dit moet zijn: “Als je niet meteen begint met X en stopt met Y, zullen wij het moeten doen laat je gaan” duidelijk.
Je moet het zo zeggen om er zeker van te zijn dat Dave begrijpt wat er op het spel staat. Hij heeft misschien gehoord: ‘Dat zouden we doen Graag om het niveau van zorg en kwaliteit te hebben dat u biedt en het zou uiteraard beter zijn als we dat konden, maar helaas kunnen we geen manier vinden om dit te ondersteunen. En hij denkt: “Ik zal je laten zien hoe we dit kunnen doen!”
Je moet dus heel duidelijk zijn dat je het niet wilt en dat je het niet toestaat. Je moet ook duidelijk zijn over de gevolgen als hij doorgaat: je ontslaat hem. Als je het niet expliciet uitlegt en Dave vervolgens laat gaan, klinkt het alsof hij geschokt is omdat hij gefocust is op hoeveel hij om hem geeft en hoe hard hij werkt (en in zijn gedachten, wie zou iemand ontslaan die zoveel om hem geeft en zo hard werkt?). Het is dus een vriendelijkheid om hem nu te laten weten dat dit de weg is die hij inslaat.
Als je dit gesprek voert en het probleem blijft bestaan, dan weet je dat het simpelweg niet het werk kan doen dat je nodig hebt. Op dat moment zult u met een zuiver geweten verder kunnen gaan, omdat u hem duidelijk hebt verteld wat hij moest doen om zijn baan te behouden en u hem daartoe de kans hebt gegeven.
Wilt u uw vraag versturen? Stuur het naar alison@askamanager.org.
—Alison Groen
