Bij een 77 jaar oud bedrijf in promotionele producten Gold Bond Inc.CIO Matt Price wist dat het adopteren van generatieve AI niet zou voortkomen uit het lanceren van een chatbot. Werknemers hadden AI nodig die werd ingebouwd in het werk waar ze toch al een hekel aan hadden: rommelige ERP-inname, documentverwerking en oproepopvolging.
In plaats van benchmarks aan te bieden, creëerde Price een kleine groep ‘supergebruikers’ om specifieke voorbeelden van goudobligaties naar boven te halen en de rest van de organisatie te trainen. Vervolgens koppelden ze Gemini en andere modellen aan veeleisende workflows, ondersteund door sandbox-tests, vangrails en menselijke beoordeling voor alles wat met het publiek te maken had.
Het resultaat bleek een gedragsverandering en geen reclamecampagne: het dagelijkse gebruik van AI steeg van 20% naar 71%, en 43% van de werknemers gaf aan tot twee uur per dag te besparen. “Ik wilde iedereen meenemen op de reis”, vertelde Price aan VentureBeat. “Nadat we enkele verwachtingen hadden bijgesteld, begonnen mensen naar ons toe te neigen. Onze adoptie ging van start.”
ERP-vereenvoudiging, productvisualisaties
Gold Bond, Inc., niet te verwarren met het huidverzorgingsbedrijf, is een van de grootste leveranciers in de branche Industrie voor promotionele producten ter waarde van 20,5 miljard dollarhet produceren van gepersonaliseerde gadgets en relatiegeschenken voor 8.500 actieve klanten.
Bestellingen, offertes en monsteraanvragen komen binnen via website, e-mail, fax en meer, in elk denkbaar formaat. “Dus het wordt erg ingewikkeld”, zei Price.
Kunstmatige intelligentie bleek een natuurlijke match. Voorheen typten medewerkers de ordergegevens handmatig in het ERP. Nu vangt Google Cloud binnenkomende documenten op en normaliseert ze, terwijl Gemini en OpenAI velden extraheren en structureren voordat een voltooide inkooporder in het systeem wordt ingevoerd, aldus Price.
Van daaruit breidde Gold Bond zich uit naar een pragmatische aanpak met meerdere modellen: Gemini in Workspace, ChatGPT voor backend-automatisering, Claude voor QA/redeneringscontroles en kleinere modellen voor edge-experimenten.
“We zijn behoorlijk agnostisch over het gebruik van AI-technologie”, zegt Price. Gold Bond is grotendeels opgezet als Google-winkel, waarbij implementatie en verandermanagement onder leiding staan van Premier van Google partner Ik heb het beloofd.
De eerste successen waren onder meer samenvattingen van telefoongesprekken, het opstellen van e-mails en het beoordelen van contracten. Een geavanceerder gebruiksscenario zijn AI-ondersteunde ‘virtuele prototypes’ van merkproducten; ze gebruiken teams Herscheppen om voorbeeldafbeeldingen te herhalen voordat ze previews naar klanten sturen, zei Price.
Medewerkers gebruiken ook AI om Google Spreadsheets-formules te genereren (inclusief XLOOKUP-logica in Excel-stijl), terwijl NotebookLM helpt bij het opbouwen van een interne kennisbank voor procedures en training.
Andere manieren waarop Gold Bond AI intern gebruikt:
-
Presentaties: Een klus die vroeger vier uur duurde, duurt nu ongeveer 30 minuten, zei Price.
-
Codecontrole: Ontwikkelaars voeren NetSuite-scripts uit en gebruiken vervolgens twee sjablonen om deze te beoordelen voordat ze verder gaan met testen.
-
Onderzoek: Houd trends en tactieken van importeurs in de gaten als reactie op tarieven.
AI comprimeert ook de planning in een vroeg stadium. “We gaan heen en weer met de AI en creëren een ontwerp op hoog niveau dat we vervolgens kunnen ontwikkelen voor uitvoering”, legt Price uit. “We komen veel sneller tot concepten. We hebben veel minder vergaderingen, wat geweldig is.”
Om de impact te kwantificeren organiseert het team van Price Kaizen-evenementen, korte workshops die basisworkflows documenteren en deze vergelijken met AI- en automatiseringsondersteunde versies.
Om multi-LLM-workflows te valideren, test Gold Bond wijzigingen in een sandbox-omgeving en voert QA-scenario’s uit vóór implementatie. “Ons technische team keurt, samen met vakexperts, wijzigingen goed voordat ze worden verzonden of in de productie worden geïntegreerd”, aldus Price.
Verandermanagement is een must
De adoptie gebeurde niet automatisch: in een oud bedrijf was veranderingsmanagement de taak. “Het is gewoon een beetje ongerustheid, het is iets anders”, zei Price.
De meeste gebruikers beginnen met Gemini omdat het is geïntegreerd in Workspace en schakelen vervolgens over naar ChatGPT, Claude of Mistral als ze andere functies of een second opinion nodig hebben.
Price vertrouwt op een ‘coole kleine groep’ van ongeveer acht early adopters om de allernieuwste tools te testen; Zodra ze een use case hebben, vormen ze de rest van het team.
“Je kunt iets niet zomaar als nieuwe software beschouwen”, zegt John Pettit, CTO van Promevo. “Je moet echt de gedachten en het gedrag van mensen hierover veranderen.”
Maar hoewel het team van Price wijdverbreid gebruik promoot, is blind vertrouwen geen optie, benadrukte hij.
Gold Bond heeft beleid, DLP-controles en identiteitslagen toegevoegd om het gebruik van schaduw-AI te verminderen. Het maakt ook gebruik van LibreChat om de toegang tot goedgekeurde tools te centraliseren, betaald/goedgekeurd gebruik af te dwingen en indien nodig bepaalde modellen te blokkeren.
Menselijke tussenkomst is verplicht: publieke inhoud wordt goedgekeurd en de resultaten moeten worden geverifieerd. ‘Je moet de juiste temperatuur van vertrouwen instellen, maar het ook verifiëren’, zei hij. Zelfs met sterke suggesties moeten de resultaten nog steeds worden geverifieerd. “Je krijgt de gegevens, je kunt ze niet zomaar overnemen en schaamteloos gebruiken.”
Het zal bijvoorbeeld om bronnen en redenen vragen – “Geef me al het geciteerde werk, waar haal je deze gegevens vandaan” – en die verificatiestap behandelen als onderdeel van de workflow, zei hij.
Price waarschuwde ook voor overschrijding. “Agentoplossingen kunnen maar zo ver gaan – je hebt nog steeds mensen nodig”, zei hij. “Sommige mensen hebben grotere visies dan de technologie kan.”
Zijn advies voor andere bedrijven: laat je niet overweldigen door de hype. Begin eenvoudig. Begin met de basis. “Geef gedetailleerde suggesties, test ze, speel ermee.”
