Videoconferenties: 10 privacytips voor uw bedrijf

Te midden van de social distancing en de COVID-19-maatregelen om thuis te blijven, wenden bedrijven zich tot videoconferentiediensten om aan het werk te gaan. Hoewel deze services u helpen verbinding te maken, brengen ze ook nieuwe risico’s voor de privacy en gegevensbeveiliging met zich mee. Hier volgen enkele tips waarmee u rekening moet houden voordat u een online videoconferentie organiseert of eraan deelneemt:

1. Neem stappen om ervoor te zorgen dat alleen uitgenodigde deelnemers aan de vergadering kunnen deelnemen. Mensen noemen het misschien ‘zoombombing’, maar het is een overweging op alle soorten platforms: ongenode mensen verschijnen op videoconferenties. Wat kan uw bedrijf doen om risico’s te verminderen? Bij sommige services kunnen organisatoren een vergadering met een wachtwoord beveiligen. Anderen beperken de toegang door unieke ID-nummers op te geven voor elke vergadering of voor elke deelnemer. Deze functies zijn mogelijk niet standaard ingeschakeld, dus kijk goed welke instellingen beschikbaar zijn. Als u terugkerende vergaderingen organiseert, kunt u bij de meeste services voor elke vergadering nieuwe wachtwoorden of ID-nummers maken. Deze methode is veiliger dan het hergebruiken van oude inloggegevens, dus maak er een beleid van voor uw werknemers.
2. Maak gebruik van andere tools om de toegang tot vergaderingen te beperken. Conferentiediensten kunnen de gastheer de mogelijkheid bieden om de vergadering te vergrendelen zodra de verwachte deelnemers arriveren, waardoor anderen niet kunnen deelnemen. Voor het grootste niveau van controle kunnen hosts instellingen inschakelen waarmee ze elke deelnemer die probeert deel te nemen, kunnen goedkeuren. Mogelijk hebt u indien nodig ook de mogelijkheid om individuele gebruikers uit de vergadering te verwijderen.
3. Wanneer u deelneemt aan een vergadering, zijn uw camera en microfoon mogelijk standaard ingeschakeld. Houd er rekening mee dat deelnemers u mogelijk kunnen zien en horen zodra u deelneemt aan een vergadering. Als u geen audio of video wilt delen, kunt u bij de meeste services het geluid dempen of de camera uitschakelen. Mogelijk kunt u uw standaardinstellingen wijzigen, zodat uw voorkeuren worden onthouden voor de volgende vergadering, of, afhankelijk van uw service, moet u mogelijk uw instellingen aan het begin van elk gesprek wijzigen.
4. Controleer of uw videoconferentie is opgenomen. Bij veel services kan de gastheer de vergadering opnemen voor toekomstig gebruik. De service zou een indicatie moeten tonen dat u aan het opnemen bent, zoals een felrode cirkel of het woord ‘registratie’. Houd er echter rekening mee dat een vergadering kan worden opgenomen, zelfs als deze indicatoren niet verschijnen. We hebben berichten gehoord over videoconferenties die online worden gedeeld zonder medeweten van de deelnemers. De veiligste strategie is ervan uit te gaan dat u mogelijk wordt opgenomen en, indien mogelijk, het delen van privé-informatie via videoconferenties te vermijden.
5. Wees voorzichtig voordat u uw scherm deelt. De meeste services hebben functies waarmee u de inhoud van het scherm, zoals een presentatie, met de groep kunt delen. Maar voordat u uw scherm deelt, moet u ervoor zorgen dat er geen geopende documenten, browservensters of andere items op uw scherm staan ​​waarvan u niet wilt dat anderen deze zien. Sommige services hebben opties waarmee de host het delen van schermen kan uitschakelen of het gebruik ervan kan beperken tot de host.
6. Open geen onverwachte uitnodigingen voor videoconferenties en klik niet op links. Naarmate het aantal videoconferenties toeneemt, sturen kwaadwillende actoren e-mails die uitnodigingen voor vergaderingen of andere communicatie van conferentiediensten nabootsen. Om authenticiteit toe te voegen, kunnen ze het logo en het uiterlijk van bekende namen in het bedrijf kopiëren. Maar in plaats van u naar een conferentie te brengen, kunnen deze links virussen bevatten of malware op uw computer installeren. Het veiligste is om medewerkers of klanten vooraf te informeren dat er op een bepaald tijdstip een telefonische vergadering gepland is en dat zij een uitnodiging met uw naam erop kunnen verwachten. Als ze een uitnodiging ontvangen die ze niet hadden verwacht, vertel ze dan dat ze deze niet mogen openen en niet op links mogen klikken. Nog een tip om bedriegers van videoconferenties te verijdelen: als de dienst die u gebruikt vereist dat u een app of desktopapplicatie downloadt, zorg er dan voor dat u deze rechtstreeks downloadt vanaf de website van de dienst of de app store van een platform.
7. Als vertrouwelijkheid van het grootste belang is, is videoconferentie wellicht niet de beste optie. Geen enkele conferentiedienst kan de veiligheid van uw informatie garanderen, dus overweeg alternatieven als u over bijzonder gevoelige onderwerpen moet praten. Overweeg of een zakelijke dienst meer veiligheid zou bieden voor uw bedrijf en uw klanten, in plaats van gratis diensten die beschikbaar zijn voor het grote publiek. Als u een conferentie op afstand houdt met een zorgverlener, vraag dan naar speciale teleconferentiediensten die mogelijk betere waarborgen bieden om informatie privé te houden.
8. Voordat u een conferentiedienst gebruikt, dient u de belangrijkste bepalingen in het privacybeleid van de dienst door te nemen, zodat u begrijpt hoe er met uw gegevens wordt omgegaan. Welke informatie verzamelt de conferentiedienst over u? Beperkt het privacybeleid het bedrijf om uw gegevens voor enig ander doel te gebruiken dan het leveren van de conferentiedienst? Ten slotte: deelt de conferentiedienst uw gegevens met adverteerders of andere derde partijen?
9. Update uw videoconferentiesoftware. Naarmate er zich beveiligingsproblemen voordoen, werken veel bedrijven voor videoconferenties hun software bij met patches en oplossingen. Daarom is het belangrijk dat uw bedrijf de verbeterde versie gebruikt. Uiteraard accepteert het alleen updates rechtstreeks van de website van de dienst.
10. Bepaal de voorkeurspraktijken voor videoconferenties binnen uw bedrijf. Uw medewerkers doen hun best om de productiviteit op peil te houden in een uitdagende tijd. Maar een goedbedoelende medewerker kan onbedoeld gevoelige gegevens in gevaar brengen door videoconferentiediensten in te schakelen die niet voldoen aan de privacy- of beveiligingsnormen van uw bedrijf, of die daadwerkelijke malware kunnen zijn. Deel deze tien tips met uw team, stel de do’s en don’ts vast voor bedrijfsbrede videoconferenties en benadruk de noodzaak om de veiligste opties te selecteren bij het hosten van of deelnemen aan videoconferenties.