Ik ben altijd een beetje een ritueel geweest, gevormd door mijn opvoeding in het Midwesten in een bescheiden immigrantengezin. Ik herinner me dat mijn ouders na elke tankbeurt de kilometerstand van onze Honda Civic uit ’82 in een notitieboekje bijhielden, dezelfde auto die ik uiteindelijk op de middelbare school erfde. Of bewaar elke kassabon op vakantie om onze dagelijkse uitgaven tot op de dollar bij te houden. In alle opzichten waren het geweldige ouders, en hun rituelen wekten bij mij het verlangen op om bewust te zijn over de manier waarop ik mijn leven leidde.
Als mensen in een wereld van constante afleiding is tijd de kostbaarste hulpbron die we hebben. Als CEO is het beheren van die hulpbronnen een van de belangrijkste vaardigheden die u onder de knie kunt krijgen. En het is geen picknick. Ik heb vaak gezegd dat de balans tussen werk en privéleven aan de top een illusie is. Het is een nuttig concept, maar net zoals elke oorzaak een gevolg heeft, heeft elke keuze een gevolg. Trainen of een show kijken? De wereld rondreizen of sparen voor een huis? Het een is niet beter dan het ander; het zijn slechts keuzes.
Rituelen structureren je tijd. Simpel gezegd: hoe bewuster u bent met uw gewoonten en gedrag, hoe bewuster u met die tijd kunt omgaan. Ze komen niet uit het niets tevoorschijn; ze zijn ontwikkeld en geperfectioneerd na jaren van vallen en opstaan. Hoe we gewoontes creëren en, belangrijker nog, in stand houden, is zeer persoonlijk. Wat voor mij werkt, zal vrijwel zeker niet voor iemand anders werken.
RITUELEN TEN DIENSTE VAN ANDEREN
Bij GE, een bedrijf dat bekend staat om zijn sterk georganiseerde, bijna programmatische cultuur, heb ik veel van mijn gewoonten aangescherpt. In het begin van mijn carrière werkte ik twaalf tot dertien uur per dag, socialiseerde ik tot middernacht, sliep vier of vijf uur en drukte op de snooze. Toen ik 26 was, werd ik voor het eerst manager en realiseerde ik me dat mijn collega’s, van wie velen slechts een jaar of twee jonger waren, naar mij om leiding keken. Rituelen waren niet langer slechts een katalysator voor mijn succes; ze werden een manier om mezelf verantwoordelijk te houden tegenover anderen, een mentaliteit die 25 jaar later nog steeds mijn leiderschap bij Twilio definieert.
DE 70-20-10 REGEL
Ongeveer 18 maanden geleden ontmoette ik een mentor, een ervaren leider en voorzitter van de raad van bestuur van enkele van de belangrijkste bedrijven ter wereld. Hij deelde een advies dat mij aansprak: wijd uw avonden nooit aan dingen die niet bedrijfskritisch zijn. Zijn punt was simpel: als het geen familie is, kan het maar beter werk zijn. Anders sla je het over.
Afgezien van een paar geselecteerde branche-evenementen, weiger ik bijna alle netwerk- en werkgerelateerde uitnodigingen, zodat ik mijn tijd kan besteden aan wat belangrijk is: mezelf voorstellen aan mijn familie en het bedrijf dat ik run.
De meeste van mijn rituelen draaien om mijn kalender. Ik weiger het te vullen met iets dat de aandacht of energie afzuigt, of het nu gaat om mensen of onderwerpen, persoonlijk of professioneel. Daarom houd ik mij aan de 70-20-10-regel: 70% van mijn tijd aan wat belangrijk is, 20% aan wat gedaan moet worden en 10% aan wat mij energie geeft. Hierdoor blijft er precies 0% over voor afleiding.
Over de gevolgen voor mijn werk en privéleven gesproken: ik heb belangrijke mijlpalen en momenten met vrienden en familie gemist die ik nooit meer terugkrijg. Maar ik heb destijds de juiste keuzes voor mij gemaakt en heb er weinig spijt van. Ik heb ongelooflijk veel geluk gehad dat ik een leven kon leiden waar mijn ouders alleen maar van droomden. Tegenwoordig ben ik, als toekomstige ‘empty nester’, veel bewuster (en aanweziger) in het bouwen van rituelen rond de momenten die er het meest toe doen – die 70% – zoals familiediners: een ritueel dat ik bijna nooit mis als ik in de stad ben.
RITUELEN ACHTER MIJN ROUTINE
Rituelen zijn van nature gestructureerd en repetitief, maar ze zijn niet onveranderlijk. Ik heb de mijne aangepast aan verschillende levens- en carrièrefasen: kinderen, promoties, werk. Ik heb er veel opgebouwd en verloren, maar deze zeven zijn op dit moment voor mij het meest fundamenteel:
- Kracht van een plan: Het lijkt voor de hand liggend, maar zonder plan is een schip tegenwoordig stuurloos. Ik begin elke dag, week, maand en jaar met één. Geef prioriteit aan wat belangrijk is en versterk de verantwoordelijkheid.
- Vul de tank: Mijn ouders geloofden heilig in ‘werk hard, speel hard’ en deze mantra geeft vorm aan mijn weekenden. Terwijl ik werk, zorg ik ervoor dat zaterdag en zondag gedenkwaardig of ‘episch’ zijn als referentiepunt. Nu een kind op de universiteit zit en een ander daar binnenkort naartoe gaat, geef ik er de voorkeur aan om zoveel mogelijk tijd met hen door te brengen, met regelmatige uitstapjes naar de platenwinkel met mijn dochter of naar de driving range met mijn zoon.
- Veel delegeren: Er spelen hier twee krachten: ik heb een zeer competente staf, en delegatie versterkt het eigenaarschap (hoe kunnen we anders leren?). En het verlicht mijn last.
- Vermijd multitasken: Multitasken is een mythe; onderzoek bevestigt dit, evenals mijn persoonlijke ervaring. Soms is het onvermijdelijk, maar altijd ten koste van iets anders. Ik probeer het te vermijden, op het werk en thuis.
- Ruim uw inbox op: Een overdaad aan e-mails is reëel. Ik omarm de ‘zero inbox’-filosofie om rommel te verminderen en prioriteiten bij te houden.
- Geen standaardvergadering: Ik woon alleen kritische vergaderingen bij en ik geloof dat die voor drie dingen zijn: dialoog, debat en besluitvorming. Al het andere kan asynchroon worden gedaan en ik verwijder regelmatig degenen die niet aan dit niveau voldoen.
LAATSTE GEDACHTEN
Hoe meer verantwoordelijkheid u als leider op u neemt, hoe groter de vraag naar uw tijd en energie, en hoe belangrijker het zal worden om te werken voor degenen die afhankelijk zijn van uw oordeel, leiding en vaste hand. Na tientallen jaren carrière ben ik een gewoontedier. Of ik nu op kantoor ben met collega’s, op reis ben met klanten of thuis met familie, mijn dagen worden gekenmerkt door rituelen.
Dus naarmate de energie en opwinding van het nieuwe jaar onvermijdelijk vervagen, zullen ook uw goede voornemens afnemen. Het zijn rituelen die de creativiteit stimuleren, kostbare tijd waarderen en u en uw teams voorbereiden op duurzaam succes, dat lang meegaat.
Khozema Shipchandler is de CEO van Twilio.
