Waarom 603(y) niet van toepassing is | Federale Handelscommissie

Maakt uw bedrijf gebruik van antecedentenonderzoek bij het beoordelen van sollicitanten? Zo ja, voldoet u aan de kennisgevings-, toestemmings- en openbaarmakingsvereisten van de Fair Credit Reporting Act? Een afsluitingsbrief verzonden door FTC-personeel naar California Health & Wellness verdiept zich in de toepasbaarheid – of, in dit geval, de Intoepasbaarheid – van een beperkte FCRA-uitzondering.

Als het om antecedentenonderzoek gaat, de FCRA zet een premie op kennisgeving, toestemming en openbaarmaking. Dit is logisch omdat het antecedentenonderzoek kan bepalen of iemand uiteindelijk de baan krijgt.

Volgens de FCRA moet een potentiële werkgever, als hij van plan is een achtergrondonderzoeksrapport te gebruiken, dit aan de sollicitant bekendmaken en de toestemming van de sollicitant verkrijgen. Als de potentiële werkgever van mening is dat hij de kandidaat niet kan aannemen, moet hij de sollicitant een kennisgeving van voorafgaande actie verstrekken waarin zijn of haar recht wordt beschreven om het rapport te herzien en eventuele ongunstige informatie toe te lichten.

Als het bedrijf uiteindelijk besluit de persoon niet in dienst te nemen op basis van de informatie in het rapport, moet het de aanvrager een kennisgeving van ongunstige maatregelen sturen. In de mededeling wordt het recht van de aanvrager uiteengezet om de juistheid of volledigheid van het rapport te betwisten en om binnen 60 dagen een nieuw gratis exemplaar aan te vragen.

De FCRA bevat enkele zeer beperkte uitzonderingen op deze procedure in artikel 603(y), getiteld Uitsluiting van bepaalde communicatie voor onderzoeken door medewerkers. De wet sluit bijvoorbeeld communicatie aan een werkgever uit van de definitie van ‘consumentenrapport’ in verband met een onderzoek naar ‘(i) vermoedelijk werkgerelateerd wangedrag; of (ii) naleving van federale, staats- of lokale wet- en regelgeving, de regels van een zelfregulerende organisatie of enig reeds bestaand schriftelijk beleid van de werkgever.’

Onder andere personeelsbrief aan California Health & Wellness onderzoekt of de screeningsrapporten van sollicitanten zijn vrijgesteld van de kennisgevings-, toestemmings- en openbaarmakingsvereisten van de FCRA op grond van Sectie 603(y). In een brief aan het bedrijf zei FTC-personeel nee: “Wij zijn van mening dat Sectie 603(y) alleen betrekking heeft op onderzoeken naar huidige werknemers, en niet op onderzoeken naar zowel huidige werknemers als sollicitanten.”

Het personeel gaf drie redenen voor deze conclusie:

1. De taal van Sectie 603(y) veronderstelt een bestaande werkgever-werknemerrelatie. Uitdrukkingen als ‘vermoedelijk arbeidsgerelateerd wangedrag’ en ‘reeds bestaand schriftelijk beleid van de werkgever’ suggereren een onderzoek naar iemand die al aan het werk is, en niet naar iemand die een sollicitatie in behandeling heeft. De titel van de sectie verwijst ook naar “medewerker onderzoeken”.
2. De wetgevende oorsprong van de bepaling definieert deze als “een strikte technische correctie”. Destijds vreesden werkgevers dat de FCRA verkeerd zou kunnen worden geïnterpreteerd als een verplichting om werknemers voortijdig op de hoogte te stellen van lopende onderzoeken naar wangedrag. De ‘fix’ maakte duidelijk dat werkgevers hun hand niet hoeven op te steken. Maar deze zorg houdt niet uitsluitend verband met antecedentenonderzoek van sollicitanten.
3. De rechtbanken hebben geoordeeld dat de FCRA “onmiskenbaar een corrigerend statuut is dat vrijelijk moet worden gelezen om de bedoeling van het Congres die eraan ten grondslag ligt uit te voeren.” Door sectie 603(y) toe te passen op de achtergrondscreening van aanvragers zou de uitzondering de regel kunnen inslikken.

Dat gezegd hebbende, besloot het FTC-personeel geen handhavingsmaatregelen tegen California Health & Wellness aan te bevelen, daarbij verwijzend naar het huidige beleid van het bedrijf om aanvragers op de hoogte te stellen van zijn voornemen om screeningsrapporten te gebruiken, hun toestemming te verkrijgen en de procedures voor ongunstige maatregelen van de FCRA te volgen. Net als bij soortgelijke brieven werd niet op de een of andere manier geconcludeerd of het personeel geloofde dat de wet was overtreden. Bovendien “behoudt de Commissie zich het recht voor om verdere actie te ondernemen als het algemeen belang dit vereist.”

Wat suggereert de brief voor andere bedrijven? Misschien is het tijd om de FTC-brochure opnieuw te lezen, Consumentenrapporten gebruiken: wat werkgevers moeten wetenen zorg ervoor dat uw wervingsprocedures voldoen aan de FCRA.