Veel van degenen die dit lezen, zijn oud genoeg om zich een tijd te herinneren waarin ze lange brieven aan dierbaren schreven.
Vele anderen zullen zich herinneren dat mensen, toen e-mail voor het eerst werd geïntroduceerd, vaak uit meerdere alinea’s bestaande berichten voor hun vrienden schreven, ideeën bespraken en diepgaande updates over hun leven boden.
Tegenwoordig schrijven niet alleen weinig mensen meer lange e-mails, maar hebben ze vaak ook moeite met het reageren op de korte e-mails die ze ontvangen. Zelfs na het typen van een antwoord van 30 seconden op een sms-bericht wordt het voortdurend uitgesteld.
Deze afname van de reactie op berichten kan worden teruggevoerd op onze steeds korter wordende aandachtsspanne. In een tijd waarin we gewend zijn om door kleine inhoud en entertainment te bladeren, kan het gaan zitten om welke taak dan ook lastig en saai lijken.
We denken misschien ook dat we gehinderd worden in het reageren op communicatie, omdat het digitale tijdperk het voor ons mogelijk heeft gemaakt om zo’n enorme hoeveelheid ervan te ontvangen. Maar daarin zijn we niet zo uniek als we denken.
Het is gemakkelijk om te onderschatten hoe overspoeld mensen in het brieventijdperk waren met correspondentie; de hoeveelheid post die ze ontvingen en waarop ze moesten reageren, was soms omvangrijk. Thomas Jefferson beschreef zijn programma als gedomineerd door het beantwoorden van brieven; Hij besteedde er elke dag uren aan, noemde het de last van zijn leven en merkte ooit op dat alleen correspondentie genoeg was om hem fulltime mee bezig te houden. Journalist H.L. Mencken, die op elke brief reageerde die hij ontving, schreef er tijdens zijn leven meer dan 100.000.
Natuurlijk, zelfs als we niet méér door correspondentie worden gekweld dan voorgaande generaties, kan dat wel zo zijn Aanraken op deze manier omdat we, in tegenstelling tot onze voorgangers, die hoogstens een paar keer per dag post ontvingen, communicatie ontvangen tijdens alle wakkere uren (en soms tijdens de slaap). Voeg dat gevoel van overstroming toe aan onze kortere aandachtsspanne, en dat verklaart waarschijnlijk een deel van de reden waarom veel mensen moeite hebben om hun berichten bij te houden en op mensen te reageren.
Maar er speelt ook nog een andere factor.
Wij moderne mensen hebben de neiging te denken dat het reageren op e-mails en berichten een bijzaak is, iets dat van geval tot geval moet worden bekeken; iets waar we in de tijd tussen kunnen komen, tussen de primaire taken, als de stemming toeslaat. Maar in het verleden werd het beantwoorden van correspondentie gezien als een sociale basisverplichting, een taak die integraal deel uitmaakte van de dagelijkse routine. Mensen accepteerden dat het een fundamenteel onderdeel van het leven was en dat het een aanzienlijk deel van hun tijd in beslag zou nemen. Ze beschouwden het niet als een losse baan, maar als een vast blok in hun schema.
Charles Darwin reageerde bijvoorbeeld op elke boodschap die hij ontving, zelfs van excentriekelingen; het onbeantwoord laten van een brief drukte op zijn geest. Om de stapels post die hij ontving bij te houden, hield Darwin zich gedurende zijn dag met twee tussenpozen bezig met ‘brieftijd’. Na een goed beheerde werksessie van 90 minuten ’s ochtends ging hij om half tien de woonkamer binnen en maakte de ochtendpost met zijn gezin open en las tot ongeveer half elf. Darwin las zijn eigen post en zijn vrouw las de brieven van de familie voor. Na de lunch zat hij in een grote stoel bij de open haard, met een tafel op schoot die als bureau diende, en beantwoordde hij een uur of twee brieven.
Veel vooraanstaande figuren, die vaak veel post ontvingen, plaatsten aan het einde van hun dagelijkse routine antwoordbrieven. Mannen als Albert Einstein, Carl Jung, Richard Strauss, Igor Stravinsky en WB Yeats zagen het als een noodzakelijke maar mentaal minder belastende taak en reageerden ’s middags op hun mail, nadat hun meest creatieve en cognitief veeleisende werk was voltooid.
Sommigen maakten er echt het hoogtepunt van hun dag van. Zowel Jefferson als John Adams hielden zich niet alleen ’s ochtends, maar ook ’s avonds bezig met het schrijven van brieven. De dagboekschrijver Samuel Pepys ging om middernacht naar bed om brieven te schrijven. Louis Armstrong beantwoordde post laat in de avond na zijn shows, terwijl hij dineerde bij een Chinese afhaalmaaltijd (zijn tweede favoriete eten na rode bonen en rijst).
Wanneer ze dat ook deden, was het beantwoorden van post iets waar veel mannen elke dag toegewijde tijd aan besteedden. We zouden moeten overwegen hetzelfde te doen, door wat we ‘correspondentietijd’ zouden kunnen noemen nieuw leven in te blazen: een terugkerend moment in uw dagelijkse routine waarop u reageert op alle sms’jes en e-mails (die echt een reactie nodig hebben – niet allemaal).
Omdat we in onze huidige tijd op elk moment, dag en nacht, berichten kunnen ontvangen, ontstaat het gevoel dat er even continu en sporadisch op gereageerd moet worden. Maar behalve voor e-mails en sms-berichten van de meest urgente aard, kunt u de reacties in één enkele periode samenvoegen.
De in de praktijk beproefde praktijk om aan het eind van de dag op communicatie te reageren, zodra het belangrijkste werk is gedaan, kan verstandig zijn. Maar plan uw matchingtijd op de tijd die voor u werkt.
Een dergelijke groepering zal mentale bandbreedte vrijmaken. Het voortdurend wisselen tussen taken, het verzenden van een bericht, het terugkeren naar de taak, put je hersenen uit. Het zal waarschijnlijk ook uw effectiviteit vergroten bij het reageren op al uw berichten, zodat uw correspondenten niet aan hun lot worden overgelaten en door kunnen gaan met hun werk en plannen.
Hoewel Jefferson zich soms in beslag nam door het beantwoorden van brieven – hij reageerde ook op brieven van gewone burgers, of het nu ging om schoolkinderen die advies zochten of boeren die begeleiding zochten – beschouwde hij deze daad als een burgerplicht, bijna een republikeinse verplichting. Hoewel het op de hoogte blijven van je eigen berichtgeving misschien niet dat niveau bereikt voor de niet-presidenten onder ons, is het nog steeds sociale beleefdheid waard. Het is een manier om een klasse-act te worden – en het opzetten van een correspondentie-uur kan u daar brengen.
