Roldetails
- Uurtarief: $ 33-43,50 per uur
- Uur: maximaal 25 uur per week
- Duur: van maart tot november 2026
- Positie: Afstandsbediening (alleen VS)
- Deadline voor aanmelding: 9 maart 2026
- Afdeling: Beurzen
- Reis: Niemand
De 19e zoekt een parttime programmacoördinator, Fellowships, om toegewijde administratieve en operationele ondersteuning te bieden op alle gebieden van zijn journalistieke fellowship-programma voor alumni van historisch zwarte hogescholen en universiteiten (HBCU’s). Deze rol ondersteunt het dagelijks functioneren van de Frances Ellen Watkins Harperbeurs en speelt een cruciale rol bij het waarborgen van de juiste uitvoering van programmalogistiek, communicatie, evenementen en documentatie.
De parttime programmacoördinator rapporteert aan en werkt nauw samen met de directeur Fellowships, maar ook met collega’s, mentoren, contractanten en interne partners op de afdelingen Human Operations, Finance, Development, Product en Creative. De rol ondersteunt belangrijke fellowship-activiteiten, waaronder coördinatie van vergaderingen, curriculum- en trainingslogistiek, planning van retraites en evenementen, interne communicatie, betrokkenheid van alumni, beheer van enquêtes en evaluaties, documentatie, werving en ondersteuning bij onboarding.
Deze rol is zeer georganiseerd en gedetailleerd, met een sterke nadruk op coördinatie, opvolging en relatiebeheer. De coördinator helpt prioriteiten te overbruggen tussen collega’s en interne belanghebbenden, ondersteunt tijdige communicatie en zorgt ervoor dat systemen en processen goed worden gedocumenteerd en onderhouden. Hoewel parttime, is deze rol essentieel voor de operationele continuïteit en het succes van het beurzenprogramma.
Omvat dagelijkse verantwoordelijkheden (terugkerend/doorlopend) om de continuïteit van het programma te garanderen en projectgebaseerde initiatieven, waaraan kan worden gewerkt in de resterende uren van de coördinator. De coördinator zal wekelijks de belangrijkste operationele en communicatiefuncties beheren en zal de resterende wekelijkse uren gebruiken om prioritaire projecten vooruit te helpen op basis van programmatijdlijnen en aanwijzingen van de directeur.
Verantwoordelijkheid
Dag na dag (terugkerend/doorlopend)
Operatie en administratie
- Coördineert wekelijkse fellowship-teamvergaderingen en tweewekelijkse multifunctionele vergaderingen, inclusief planning, Zoom-opstelling, agenda’s en het maken van aantekeningen.
- Plant en volgt trainingen en professionele ontwikkelingssessies, waaronder het coördineren van sprekers, het plannen van agenda’s, het beheren van deelnemers en het innen van facturen.
- Ondersteunt de onboarding van inkomende onderzoekers door programma’s, materialen en communicatie te coördineren en te zorgen voor de voorbereiding op de start van het programma.
- Ontwerpt, volgt en coördineert contracten voor beursgerelateerde leveranciers, facilitators, mentoren en evenementen in samenwerking met Financial and Human Operations.
- Beheert enquêtes voor collega’s, mentoren en externe sprekers; volgt en beheert reacties; en ondersteunt analyse en rapportage om programmaverbeteringen en -evaluatie te informeren.
- Andere taken zoals toegewezen.
Communicatie, bewustwording en betrokkenheid
- Stelt wekelijkse beursupdates op en verspreidt deze onder al het 19e personeel en dient de communicatie binnen de deadline in.
- Fungeert als aanspreekpunt voor collega’s, mentoren, alumni, partners en interne belanghebbenden met betrekking tot beurslogistiek en -programmering.
- Coördineert alumnibetrokkenheidsactiviteiten met betrekking tot workshops, evenementen, outreach-activiteiten en samenwerkingsmogelijkheden.
- Werkt samen met multifunctionele teams om te zorgen voor tijdige uitwisseling van informatie, afbeeldingen en materialen met betrekking tot beursactiviteiten.
- Andere taken zoals toegewezen.
Projectmatige verantwoordelijkheden
- Coördinatie van het bijlesprogramma: mentor outreach, contracten, het koppelen van mentoren aan collega’s, kickoff meetings, enquêteadministratie, factuurverwerking en documentatie.
- Beheer van documentatie en archieven: zet en onderhoudt een gestructureerd Google Drive-archiefsysteem om consistente documentatie, versiebeheer en gemakkelijke toegang tot programmagebieden te garanderen.
- Coördinatie van de banenbeurs: Ontwikkelt en documenteert projectmanagementworkflows voor deelname aan banenbeurzen, inclusief logistieke planning, leverancierscoördinatie, tijdlijnen en documentatie na het evenement.
- Bedrijfsmicrosite: ontwikkelt projectmanagementworkflows om de planning en cross-functionele coördinatie van de beursmicrosite te begeleiden.
- Retraites en evenementen: ondersteunt de coördinatie van retraites en evenementen, inclusief communicatie en documentatie vóór en na het evenement.
Niet-essentiële functies (afhankelijk van capaciteit)
- Neem deel aan cultuuropbouw, inclusieve besluitvorming en samenwerking tussen teams.
Relevante vaardigheden en ervaring
- Ervaring met het bieden van administratieve, operationele of programmacoördinatieondersteuning, bij voorkeur in een non-profit-, media- of missiegestuurde organisatie.
- Sterke organisatorische vaardigheden en aandacht voor detail, met het vermogen om meerdere deadlines en prioriteiten te beheren.
- Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden, inclusief het opstellen van interne updates en het coördineren met meerdere belanghebbenden.
- Ervaring met het coördineren van evenementen, trainingen of programma’s waarbij meerdere deelnemers en leveranciers betrokken zijn.
- Ervaar het ontwikkelen en documenteren van projectmanagementworkflows voor multifunctionele initiatieven.
- Ervaring met het bouwen of onderhouden van gestructureerde documentatiesystemen (bijvoorbeeld Google Drive).
- Ervaring met het plannen en coördineren van externe evenementen.
- Comfortabel werken in een afgelegen, deadline-gedreven, collaboratieve omgeving.
- Vermogen om gezond verstand te gebruiken, verantwoordelijkheid te nemen voor taken en deze zelfstandig uit te voeren.
- Ervaring met het beheren van documentatie, databases of gedeelde opslagsystemen.
- Bekend met tools als Google Workspace, Airtable, Zoom, Mailchimp, WordPress en projectvolgsystemen.
- Ervaring met het ondersteunen van beurs-, stage- of mentorprogramma’s is een pluspunt.
- Eerdere deelname aan een HBCU is een voordeel.
- Journalistieke ervaring is een pluspunt.
We weten dat er geweldige kandidaten zijn die misschien niet al deze vakjes aanvinken of die over belangrijke vaardigheden beschikken waar we nog niet aan hebben gedacht. Als jij dit bent, aarzel dan niet om te solliciteren en ons iets over jezelf te vertellen. We moedigen ook leden van traditioneel ondervertegenwoordigde gemeenschappen aan om zich aan te melden, waaronder mensen van kleur, LGBTQ-mensen en mensen met een handicap.
Voordelen
- Ziekteverzuim (1 uur ziekte per 26 gewerkte uren)
Hoe toe te passen
Geïnteresseerde kandidaten zouden dat moeten doen solliciteer hier uiterlijk 12:00 CT op vrijdag 9 maart 2026. Heeft u vragen over deze functie? Neem contact met ons op via (beveiligde e-mail). (Opmerking: we accepteren geen cv’s of sollicitaties via e-mail; solliciteer alstublieft Hier.)
