Communiceer in groepschats het is snel een manier van leven geworden, maar wat zijn de regels?
We gebruikten e-mail, de telefoon of spraken elkaar persoonlijk. Nu gebruiken we platforms zoals iMessage, WhatsApp of Slack om een avondje uit met vrienden, een verjaardagsfeestje voor kinderen, een werkproject te plannen, of zelfs om gevoelige militaire informatie te bespreken, zoals minister van Defensie Pete Hegseth deed deel details van luchtaanvallen in een Signal-chat.
Maar hoewel groepschats in populariteit zijn geëxplodeerd vanwege hun informaliteit, brengt dit ook zijn eigen uitdagingen met zich mee: discussies kunnen afwijken van het onderwerp, repetitieve of fundamentele vragen kunnen groepsleden irriteren, en die virale meme die jij grappig vindt, kan ook beledigend zijn.
De principes van digitaal etiket ze blijven hetzelfde als andere soorten etiquette, maar ze zijn ook “contextspecifiek en veel van de regels zijn impliciet in plaats van expliciet”, zegt Rupert Wesson, redacteur van Debrett’s, de Britse gids voor etiquette, die de belangrijkste tips voor Associated Press uiteenzette:
Denk na voordat je sms’t
Etiquette is altijd gebaseerd op het idee van zorg en aandacht voor anderen, zei Wesson. Het is dus nuttig om na te denken over de mogelijke gevolgen van uw bericht voor de ontvangers.
Dit betekent bijvoorbeeld dat je de tijd van andere leden niet verspilt door vragen te stellen die gemakkelijk kunnen worden beantwoord door te zoeken op Google, of door naar boven te scrollen of door eerdere berichten te zoeken.
De Trent Windsurfing Club in de buurt van Nottingham, Engeland, die met leden communiceert via zowel WhatsApp als e-mail, zet andere overwegingen uiteen in een lijst van 15 punten op haar website.
“Raak niet boos als iemand in een groep niet op je berichten reageert. Niemand wordt daartoe gedwongen. Je kunt ze beter een direct bericht sturen”, zegt de club.
Bovendien: “Analyseer, voordat u een video, foto, meme of welke inhoud dan ook verzendt, of dergelijk materiaal in het belang is van de meerderheid van de groepsleden.”
En vermijd het verzenden van video’s of hele grote bestanden, want “niemand houdt ervan om het geheugen van zijn smartphone te verzadigen of zijn data/internetabonnement te verspillen aan onzin”, lezen we in de gids. De club heeft niet gereageerd op een verzoek om commentaar.
Onthoud het doel van de chat
Houd altijd rekening met het doel van de chatgroep. Voor degenen die zijn gemaakt met een specifieke, praktische functie in gedachten: blijf gewoon bij de taak en post niet meer dan nodig is, zei Wesson.
Aan de andere kant: “Sommige groepen zijn er voor frivoliteit en hier geldt: meer is meer”, voegde hij eraan toe.
Het zou vanzelfsprekend moeten zijn, maar post geen persoonlijk materiaal in een bedrijf of bedrijfschat, en plaats geen werkgerelateerd materiaal in een groep met vrienden of familie.
Het kan geen kwaad om je te verbergen voordat je actie onderneemt, deels omdat op sommige chatplatforms nieuwe leden niet kunnen zien wat er is gepost voordat ze lid worden.
“Het is altijd het beste om voorzichtig te zijn totdat je heel duidelijk bent over het doel en de cultuur van de groep,” zei Wesson.
Houd rekening met de grootte van de groep
Moet je op elk bericht reageren? Vaak is er iemand die de behoefte voelt om op elk bericht te reageren, al is het maar om ‘bedankt’ te zeggen. Maar als je het in een grote groep doet, lijkt het misschien enigszins op een storm van e-mailreacties.
Wesson raadt aan om rekening te houden met het aantal mensen dat in de chat zit.
“Als jullie met z’n drieën in de groep zitten, wordt er bijna een reactie verwacht, al is het maar een emoji”, zei Wesson. “Bij een groep van vijftig of meer mensen is het feitelijk een strafbaar feit.”
Houd het schoon en waardig, vooral op het werk
Dit is een bijzonder belangrijk punt als het gaat om werkcommunicatie, waarbij veel bedienden nu chatplatforms zoals Slack en Microsoft Teams gebruiken in plaats van e-mail om te communiceren.
Deze platforms lijken minder formeel dan e-mail, maar vergeet niet dezelfde richtlijnen te volgen als voor andere zakelijke communicatie.
“Laten we ervan uitgaan dat elk bericht kan worden doorgestuurd, en wees vooral voorzichtig met werkchats (hoe informeel ze ook lijken)”, zei Wesson. “Zoals talloze mensen in arbeidsrechtbanken hebben ontdekt, kan elke afwijking in iets ongepasts hun carrière beperken.”
Minder kan meer zijn in chats
Chatberichten moeten kort en krachtig zijn.
Eén reden is dat uw woorden anders kunnen klinken, afhankelijk van de persoon die het bericht leest. Gebruik dus korte zinnen om te voorkomen dat u verkeerd wordt begrepen.
Als het werkgerelateerd is en u iets diepgaander en gedetailleerder wilt bespreken, overweeg dan een persoonlijk gesprek, telefoongesprek of e-mail.
“Niemand wil een ongeformatteerd bericht van 20 cm lang lezen als een georganiseerde bijlage beter had gewerkt”, adviseren experts van het Emily Post Institute, het Amerikaanse equivalent van Debrett, in een blogpost over bedrijfscommunicatie.
Duidelijkheid van boodschap en stijl zijn belangrijk
Het is geen college-essay, dus de regels met betrekking tot grammatica, interpunctie of zelfs emoji’s hoeven niet al te streng te zijn.
“Je moet je niet te beperkt voelen en anderen ook niet veroordelen omdat ze snel en losjes spelen met het King’s English”, zei Wesson. “Laat beknoptheid en duidelijkheid uw leidraad zijn.”
Over emoji’s gesproken: ze zijn leuk en kunnen zowel je bedoelingen als meer doordachte zinswendingen overbrengen, zei Wesson. Maar maak er geen misbruik van, want ze kunnen een ‘mijnenveld’ zijn.
Er is een enorm verschil tussen bijvoorbeeld de huilende emoji en de huilende lachende emoji, zei hij. Het is het beste om op safe te spelen en emoji’s te vermijden wanneer je bijvoorbeeld condoleances stuurt, zei Wesson.
Hoe je op de juiste manier een chatgroep verlaat
Als je je ergert aan het aantal berichtmeldingen dat uit een grote chatgroep komt of als je je ongemakkelijk voelt bij sommige reacties, zet dan het geluid uit. En wees niet bang om de groep te verlaten als je er geen deel van uit hoeft te maken.
Overweeg om de chatbeheerder hiervan op de hoogte te stellen voordat u vertrekt.
“De groepsbeheerder is ervoor verantwoordelijk dat de chat zijn doel dient en dat de zaken niet te uit de hand lopen”, zegt Wesson.
Wat moeten beheerders doen als bepaalde personen problemen veroorzaken?
“Als er iets misgaat, is het verwijderen van een lid een optie, maar misschien een beetje drastisch. Een stille directe boodschap of een korte stilte moet altijd eerst worden overwogen”, zegt Wesson.
Als u de chat verlaat, moet u dan afscheid nemen?
Nogmaals, het hangt af van de context. Als het om een eenmalig evenement gaat met veel mensen die je niet kent, is dat waarschijnlijk niet nodig.
Maar als u bijvoorbeeld deel uitmaakt van een project voor werken op afstand, is het een goed idee om dit aan iedereen te laten weten.
“Als je weggaat, maak dan duidelijk dat je meteen weggaat, zodat de chat niet volloopt met mensen die je gedag wensen”, zei Wesson.
Is er een technologieonderwerp dat volgens u uitleg behoeft? E-mail ons op onetechtip@ap.org met uw suggesties voor toekomstige edities van One Tech Tip.
—Kelvin Chan, zakelijk schrijver van AP
