Als uw bedrijf basisinformatie over potentiële werknemers ontvangt, valt u waarschijnlijk onder de Wet op eerlijke kredietrapportage. Voordat u een antecedentenonderzoek verkrijgt, vereist de wet dat u bepaalde openbaarmakingen doet en toestemming verkrijgt van een potentiële werknemer. Is het tijd voor een FCRA-nalevingsaudit?
Achtergrondscreeningsrapporten zijn ‘consumentenrapporten’ onder de FCRA wanneer ze dienen als een factor bij het bepalen van de geschiktheid van een persoon voor werk, huisvesting, krediet, verzekering of andere doeleinden en informatie bevatten ‘met betrekking tot de kredietwaardigheid, kredietwaardigheid, kredietwaardigheid, karakter, algemene reputatie, persoonlijke kenmerken of levensstijl van een consument.’
Als uw bedrijf antecedentenonderzoek gebruikt bij het nemen van aanwervingsbeslissingen, volgen hier enkele stappen die de FCRA van u verlangt:
- Voordat u een antecedentenonderzoek over een potentiële werknemer ontvangt, moet u de persoon vertellen dat u van plan bent het rapport te ontvangen en diens schriftelijke toestemming verkrijgen om dit te doen.
- Als uit het antecedentenonderzoek iets blijkt dat ertoe zou kunnen leiden dat u besluit de persoon niet in dienst te nemen, moet u hem/haar op de hoogte stellen van de bevindingen van het rapport en hem/haar een kopie verstrekken. Vervolgens moet u ze voldoende tijd geven om het rapport te bekijken, zodat ze eventuele onjuiste items kunnen betwisten.
- Als u uiteindelijk besluit iemand niet in dienst te nemen, geheel of gedeeltelijk, op basis van de inhoud van een antecedentenonderzoek, moet u die persoon op de hoogte stellen dat hij of zij niet is aangenomen vanwege, althans gedeeltelijk, het resultaat van het antecedentenonderzoek.
Bedrijven vragen vaak hoe ze de vereiste initiële openbaarmaking kunnen doen voordat ze het antecedentenonderzoek verkrijgen en toestemming krijgen van de potentiële werknemer. Het is gemakkelijker dan je zou denken. Volgens de FCRA moet u de potentiële werknemer een duidelijke en opvallende schriftelijke verklaring geven dat u van plan bent een antecedentenonderzoek over hem te verkrijgen, en moet u schriftelijke toestemming verkrijgen van de persoon die u toestemming geeft om het rapport in te vullen. Het is correct om de gevraagde informatie in te voeren EN uw autorisatieverzoek in één document. Zorg ervoor dat u duidelijke bewoordingen gebruikt die de potentiële werknemer zal begrijpen.
Sommige bedrijven gaan de fout in door ingewikkeld juridisch jargon te gebruiken of extra erkenningen of vrijstellingen toe te voegen. Hier zijn enkele voorbeelden van het soort dingen dat dat zou niet moeten staan in dit eenvoudige document:
- Voeg geen taal toe die de bedoeling heeft u te ontslaan van de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren, verkrijgen of gebruiken van het antecedentenonderzoek.
- Voeg geen verklaring van de potentiële werknemer toe dat alle informatie in zijn of haar sollicitatie juist is.
- Schrap alle bewoordingen die beweren dat de potentiële werknemer moet erkennen dat uw aanwervingsbeslissingen gebaseerd zijn op legitieme, niet-discriminerende redenen.
- Elimineer al te brede toestemmingen die het vrijgeven van informatie mogelijk maken die de FCRA niet toestaat om te worden opgenomen in een achtergrondonderzoeksrapport, zoals faillissementen die meer dan tien jaar oud zijn.
Deze aanvullende elementen maken het niet alleen moeilijker voor de potentiële werknemer om het primaire doel van het document te begrijpen, maar kunnen ook in strijd zijn met de FCRA. Het toevoegen van andere erkenningen of disclaimers valt buiten het bereik van wat de FCRA hierin toestaat. Als u aanvullende ontheffingen, machtigingen of informatie heeft die u aan potentiële werknemers wilt verstrekken, kunt u dit in een afzonderlijk document doen. Neem ze niet op in uw FCRA-openbaarmakings- en autorisatiedocument.
Simpel gezegd: het voldoen aan de openbaarmakingsvereisten van de FCRA voor het gebruik van antecedentenonderzoekrapporten is eenvoudig. Je kunt het in slechts een paar zinnen doen. Voeg eenvoudigweg een eenvoudige, gemakkelijk te begrijpen melding toe om een achtergrondonderzoeksrapport te krijgen, misschien met een eenvoudige uitleg van welke informatie in het rapport zal worden opgenomen. Ook het verzoek om toestemming van de aspirant-werknemer dient in begrijpelijke taal te worden gesteld.
Dat is alles. Er is niets anders vereist en niets anders is toegestaan door de FCRA.
Houd het simpel. Het is gewoon geen goed idee. Het is de wet.
(Dit bericht is op 3 mei 2017 bijgewerkt om te verduidelijken dat dit de eerste informatie is die vereist is voordat bedrijven rapporten over achtergrondonderzoek verkrijgen.)
