Ondermaatse prestaties manifesteren zich meestal in de vorm van gemiste deadlines, werk van lage kwaliteit of een slechte houding. Dit wordt soms, maar niet altijd, opgemerkt door een leider die vervolgens een keuze moet maken: wanneer en hoe ondermaatse prestaties aangepakt moeten worden.
Het probleem kan echter verergeren als je te snel handelt: er is vaak een sterk verlangen bij leiders om actie te ondernemen. Ze willen het kwaad stoppen, de rimpelingen stoppen en de situatie zo snel mogelijk oplossen. Maar vaak betekent dit dat ze aannames doen over de oorzaak van de slechte prestaties en hoe ze dit kunnen oplossen, zonder de tijd te nemen om de echte redenen achter de slechte prestaties te onderzoeken.
Het probleem kan ook worden verergerd door te langzaam te handelen: onderprestaties hebben de nare gewoonte zich te verspreiden. Of het nu bij collega’s het gevoel wekt dat deze lage standaard acceptabel is, of het betekent dat teamleden geïrriteerd raken omdat deze persoon ‘ermee wegkomt’ (en daardoor hun inspanningen verminderen om een gevoel van ‘pariteit’ te creëren), het komt allemaal op dezelfde plek terecht: meer onderprestaties en een potentiële impact op de cultuur op de werkplek.
Ik heb SOLVE ontwikkeld, een probleemoplossend leiderschapsmodel, om precies dit soort problemen aan te pakken: problemen die opgelost moeten worden, maar niet zo eenvoudig zijn als het nemen van directe actie. Je moet de oorzaken vaststellen, de opties overwegen, rekening houden met de context. In het geval van ondermaatse prestaties zouden de vijf stappen van het SOLVE-model als volgt werken:
S – Noem het probleem
Probeer in één tot twee zinnen uit te drukken wat het probleem lijkt te zijn en welke impact het heeft. Wees specifiek over het gedrag dat zorgen baart: “Ze zijn regelmatig te laat met het opleveren van resultaten en aarzelen om hun mening te uiten tijdens vergaderingen, waardoor hun impact kleiner wordt en ons team onvoorbereid overkomt.”
O – Open de doos
In dit geval duiken leiders dieper in het probleem en proberen ze te begrijpen waarom deze situatie zich voordoet. Ik moedig ze aan om wat onderzoek te doen, en in dit geval moet het onderzoek zeker ook een gesprek met het teamlid in kwestie omvatten om erachter te komen wat er aan de hand is.
Bij lagere prestaties zou ik naar de volgende gebieden kijken:
- Is hun werkdruk de laatste tijd toegenomen, omdat u hen meer taken heeft toegewezen of omdat iemand anders het zonder uw medeweten heeft gedaan?
- Worden ze gevraagd om werk te verrichten op een hoger niveau dan voorheen? Het kan zijn dat jij het niet op dezelfde manier waarneemt als zij, dus het is de moeite waard om hen de vraag te stellen.
- Is er iets veranderd in hun persoonlijke leven? In sommige landen en bedrijfsculturen is het niet gepast om ronduit te vragen, maar het kan geen kwaad om contact op te nemen door hen te vragen hoe het ‘in het algemeen’ gaat en te kijken of ze iets ter sprake hebben gebracht.
- Vinden zij hun werk nog interessant? Is er iets veranderd waardoor hun waarden mogelijk niet meer op één lijn liggen met die van het bedrijf, of andersom?
- Is de mate van duidelijkheid over wat er van hen wordt verwacht veranderd? Als de strategie van het bedrijf is veranderd, u een nieuwe manager bent of aan twee projecten werkt, kan het zijn dat ze eenvoudigweg niet weten wat ze moeten prioriteren en waarom.
L – Presenteer uw oplossing
Op basis van wat u heeft ontdekt, kunt u nu een werkbaar antwoord creëren. Het kan duidelijkere prioriteiten bieden, de reikwijdte aanpassen of hen helpen de waarde van hun werk weer in te zien. Leiders moeten goed nadenken over wat past bij de context en het individu. Met deze zeer gecompliceerde leiderschapsproblemen is er geen one-size-fits-all oplossing. Bedenk eens hoe de omvang, de branche en de status van uw organisatie van invloed zijn op welke oplossingen zouden werken. Als het een teamprobleem is, welke invloed hebben uw functie, omvang en subcultuur dan op u? En hoe zit het met de betrokkene, hoe beïnvloeden zijn achtergrond, persoonlijkheid en ervaring jouw aanpak?
V – Avontuur
Hier beginnen leiders hun acties in de praktijk te brengen, waarbij ze onderweg aandacht besteden aan problemen, klaar om van richting te veranderen. Het kan zijn dat naarmate de ondermaats presterende persoon maatregelen begint te nemen om zijn of haar prestaties te verbeteren, er steeds meer factoren belangrijk worden om rekening mee te houden. Een leider met wie ik onlangs heb samengewerkt, dacht bijvoorbeeld dat de oplossing voor het terugtrekken van teams het verhogen van de beloningen was. Alleen al het noemen van beloningen zorgde er echter voor dat een teamlid begon te klagen over de manier waarop dit bedrijf denkt dat je iemand terug kunt betalen. Het bleek dat, hoewel het teamlid het nog niet eerder had gezegd, zijn terugtrekking het gevolg was van een gevoel van verveling bij het werk, en niet van het gevoel niet beloond te worden. De leider concentreerde zich in plaats daarvan op het leveren van werk dat de teamleden als het meest interessant beschouwden, en hun betrokkenheid verbeterde snel.
E – Verbeter uw leerproces
Het gaat erom de nieuw verworven vaardigheden en kennis te gebruiken om verdere positieve impact te genereren. Als u bijvoorbeeld meer heeft geleerd over hoe u teamleden kunt helpen hun werklast te beheersen, kunt u dit dan delen met andere leiders die teams overbelast hebben?
Ik geloof, en heb door mijn werk gezien, dat het SOLVE-model een aanzienlijk verschil kan maken bij het omgaan met ondermaatse prestaties (evenals bij vele andere soorten leiderschapsproblemen).
De leiders met wie ik werk als het gaat om onderprestaties van het personeel, profiteren van de aanmoediging om het rustiger aan te doen, de situatie duidelijk in kaart te brengen en vervolgens een oplossing te kiezen die passend bij hun context past. Ze waarderen het ook dat ze via de Elevate-fase zien hoe ze ervoor kunnen zorgen dat de tijd die ze besteden aan het oplossen van dit probleem niet wordt verspild. Ze hebben vaardigheden en benaderingen ontwikkeld die hen en anderen in de toekomst zullen blijven helpen.
Dankzij het SOLVE-framework kon een leider met wie ik onlangs werkte nauwkeurig analyseren waarom zijn subteams ondermaats presteerden door het probleem op individuele basis te onderzoeken en gerichte oplossingen te vinden. Belangrijk is dat ze hun vaardigheden ook konden gebruiken om andere leiderschapsteams binnen het bedrijf te helpen, waardoor de impact die hun zorgvuldige beheer van ondermaatse prestaties op hun bedrijf had, werd vergroot.
Als u een probleem met ondermaatse prestaties wilt aanpakken, raad ik u aan de vijf stappen te analyseren en te zien welke positieve impact ze kunnen hebben op uw team en dus op uw leiderschap.
