Je hebt het Evangelie gehoord: NAAR DE alles zal veranderen. Goed, geweldig, geweldig.
Maar als je een deadline hebt en 80 ongelezen e-mails, heb je geen filosofie nodig, maar een spiekbriefje.
De snelste manier om AI onder de knie te krijgen is niet door naar colleges te kijken, maar door een manier te vinden om een uur werk te vervangen door een bericht van 10 seconden. Hier zijn vijf specifieke, herhaalbare manieren om uw meest tijdrovende professionele taken te automatiseren.
Pak je favoriete chatbot (Gemini, ChatGPT, Claude, Copilot, wat je maar wilt) en laten we aan de slag gaan.
Schrijven
Starend naar een lege pagina. Saaie en formele eerste versies. Genoeg.
Je bent een professional. U hoeft geen uur te besteden aan het opstellen van een standaard e-mail aan een klant of aan het schrijven van de eerste drie paragrafen van een rapport. Het is hard werken.
Leer in plaats daarvan de ‘op beperkingen gebaseerde procedure’ onder de knie te krijgen. Hier vertel je de AI precies wat hij moet schrijven en hoe hij het moet schrijven, waardoor hij wordt gedwongen jouw specifieke, professionele regels te volgen.
Hier is een direct voorbeeld:
“Je bent een (functietitel). Schrijf een (type document (memo, e-mail, etc.)) voor (doelgroep). De toon moet (toon) zijn. De drie belangrijkste punten zijn (noem drie specifieke opsommingen). De laatste memo moet ongeveer (lengte in woorden) zijn en een onderwerpregel bevatten. “
Acties na de vergadering
Bent u bezig met het doorzoeken van lange transcripties en notulen van vergaderingen om te bepalen welke acties u moet ondernemen?
Je hebt het mis. Laat AI het zware werk van de synthese doen.
Het is tijd om te profiteren van ‘deliver-driven projecten’. In plaats van om een samenvatting te vragen, kunt u de AI vragen om specifieke, gestructureerde uitvoer te produceren uit een grote hoeveelheid tekst, zoals een transcriptie van een vergadering of een compacte pdf.
Bijvoorbeeld:
“Analyseer het volgende (transcript/document van de vergadering). Vat niet de hele tekst samen. Produceer in plaats daarvan drie verschillende resultaten: 1) Een tabel met alle acties, de verantwoordelijke persoon en de genoemde deadline. 2) Een lijst met drie open vragen die nog niet zijn beantwoord. 3) Een kort e-mailonderwerp van twee zinnen voor vervolg.”
In minder dan een minuut kunt u ruwe gegevens omzetten in een overzichtelijke, bruikbare takenlijst.
Onderzoek
Om generatieve kunstmatige intelligentie te transformeren in een werkelijk betrouwbare zoekassistent die informatie kan doorzoeken en kruisverwijzingen kan maken die verspreid zijn over meerdere werkbestanden, moet u tools gebruiken waarmee u uw eigen inhoud kunt uploaden, zoals die van Google NotebookLM of vergelijkbare functies op andere platforms.
Dit heet ‘contextueel rooten’ en omvat het uploaden van een handvol jaarverslagen, projectdocumenten of uitgebreide onderzoeksbestanden. Informeer eerst bij uw organisatie of hier regels tegen bestaan.
Hier is een prompt die u kunt gebruiken:
“Alleen op basis van de geüploade documenten, wat is de grootste discrepantie tussen de omzetprojectie voor het vierde kwartaal van 2024 (uit document A) en het werkelijke eerste kwartaal van 2025” marketing besteden (uit document C)? Leg de leemte uit in drie opsommingen, verwijzend naar het specifieke document waarin de informatie werd gevonden.
Hierdoor kunt u niet langer afhankelijk zijn van de algemene kennis van AI en deze gaan gebruiken als een hyperefficiënte analist voor uw privégegevens, waardoor u inzichten genereert die u uren zou kosten om zelf te verwerken.
Brainstormen
Dankzij kunstmatige intelligentie is het tijdens het brainstormen tegen een creatieve muur aanlopen of het slachtoffer worden van groepsdenken niet meer hetzelfde als vroeger.
Terwijl je brein lineair denkt, kan AI exponentieel denken, maar je moet het dwingen zijn werk te laten zien.
Gebruik ‘tips voor kritisch redeneren’, ook wel ‘gedachteketen’ genoemd. Dit dwingt de AI om alternatieven te bespreken, te bekritiseren en te verkennen voordat ze tot een antwoord komen.
Een voorbeeldformule:
“Ik heb een idee voor een nieuw productkenmerk: (beschrijf de functie). Voordat u er een naam voor voorstelt, wil ik dat u: 1) Gedraagt u zich als een sceptische klant en geeft drie redenen op waarom deze functie nutteloos is. 2) Gedraagt u als een concurrent en vermeldt drie manieren waarop ze de functie gemakkelijk kunnen kopiëren en neutraliseren. 3) Pas na deze twee stappen drie verschillende, op voordelen gerichte namen voor de functie voor.”
Dit dwingt de AI om als constructieve tegenstander op te treden, waardoor je veel sneller tot een beter, steviger idee komt.
