Inc.com-columnist Alison Groen beantwoordt vragen over werkplek- en managementkwesties – alles van Hoe om te gaan met een micromanaging-baas hoe u met iemand in uw team kunt praten op lichaamsgeur.
Hier is een overzicht van de antwoorden op drie vragen van lezers.
1. Een nieuwe medewerker miste de vierde werkdag en zei: “Er is iets gebeurd”
Dinsdag kreeg ik een nieuwe medewerker. Die vrijdag werd ik wakker met een sms van mijn nieuwe aannemen van de avond ervoor, met de mededeling dat ze vrijdag niet zou komen, dat er iets was gebeurd en dat ze maandag bij mij zou komen.
Het betreft een persoonlijke functie in een zakelijke omgeving. Ik respecteer volledig het recht van een persoon om ziek te worden en geloof dat niemand verplicht is om persoonlijke gegevens te delen, maar ik geloof ook niet dat “er iets is gebeurd” dit onderbreekt, vooral niet op wat je vierde werkdag zou zijn.
Ik ben op zoek naar wat advies over waar ik mijn verwachtingen kan stellen (ongeacht of deze persoon goed werkt of niet). Ik ben misplaatst als ik geloof dat ‘er iets is gebeurd’ niet voldoende is wanneer bellen als nieuwe medewerker?
Groen antwoordt:
Je hebt het niet mis! ‘Er is iets gebeurd’ is vreemd afwijzend. ‘Ik ben ziek’ of ‘Ik heb een noodgeval in de familie’ (zonder verdere details te geven) zou allebei prima zijn, maar ‘er is iets gebeurd’ lijkt te kunnen zijn ‘mijn zus heeft gebeld en ik wil met haar praten’ of ‘iemand heeft me uitgenodigd om tetherball te spelen’. Hij lijkt ook niet te denken dat het een groot probleem is om op zijn vierde werkdag te bellen, terwijl het normaal gesproken iets is dat mensen echt zouden proberen te vermijden, tenzij ze dat echt niet kunnen.
‘Er is iets gebeurd’ kan prima zijn voor een oude medewerker die een staat van dienst heeft op het gebied van betrouwbaarheid (hoewel het nog steeds een beetje vreemd zou zijn), maar het is behoorlijk alarmerend voor iemand in de eerste week.
2. Plan een Zoom-call om een sollicitant af te wijzen
Mijn vriend solliciteerde naar een baan en bereikte de laatste fase voor een functie. Hij kreeg geen antwoord op de tijdlijn die in het laatste interview werd genoemd, dus hij dacht dat ze het hadden weggelaten en verder gingen. Maar ze ontving onlangs een e-mail van hen met het verzoek om de volgende dag een Zoom te plannen. Klinkt veelbelovend, toch? Fout. Ze springt op de Zoom (met de video) en ze zeggen meteen: “Je bent geweldig, maar we zijn met een andere kandidaat gegaan en zij hebben geaccepteerd.” Einde van de bijeenkomst.
Is het gepast om alleen een Zoom-oproep te plannen om iemand af te wijzen? Ik denk dat dit echt overdreven is en in zekere zin hetzelfde is als iemand op kantoor vragen om hem vervolgens af te wijzen. Ik dacht hoogstens dat het een kort telefoontje had kunnen zijn in plaats van de rompslomp van het op video staan. Ik had ook het gevoel dat het plannen van Zoom haar de indruk gaf dat ze een formeel aanbod gingen doen, dus het was dubbel pijnlijk om zo afgewezen te worden omdat ze haar hoop had gevestigd.
Groen antwoordt:
Ja, dit is niet goed! Ik weet zeker dat ze het niet verschrikkelijk voor haar bedoelden, maar dat brengt alle problemen met zich mee weigering van telefoongesprekken (de persoon hoopt, en moet dan ter plekke beleefd reageren op wat een verpletterende teleurstelling zou kunnen zijn) en voegt een vreselijke video-plotwending toe (de persoon heeft waarschijnlijk van tevoren de tijd genomen om er zeker van te zijn dat hij of zij er professioneel uitzag, misschien make-up op deed, allemaal om een afwijzing te krijgen die via e-mail had kunnen worden afgeleverd).
Wanneer bedrijven dit doen, denken ze dat ze hoffelijk en respectvol zijn. ‘Ze heeft tijd geïnvesteerd’, denkt iemand, ‘en we zijn haar de hoffelijkheid van een echt gesprek verschuldigd.’ Sommige kandidaten geven zelfs de voorkeur aan afwijzingen op deze manier… maar zoveel mensen vinden het verontrustend dat het eigenlijk beter is om bij e-mail te blijven. U kunt een zeer vriendelijke en gepersonaliseerde afwijzingsmail sturen. U kunt ook een opmerking toevoegen dat u graag aan de telefoon wilt praten als de persoon feedback wil, als u dat wilt aanbieden. Maar het is niet vriendelijk als iemand face-to-face op video wordt afgewezen, wat de bedoelingen ook zijn.
3. Hoe kan ik mijn netwerk op de hoogte stellen van een vacature
Mijn bedrijf probeert een aantal problemen op te lossen die we in het verleden hebben gehad met het personeelstekort: te veel mensen worden van binnenuit gepromoveerd naar functies waarvoor meer ervaring nodig is. Ik werd gevraagd om contact op te nemen met mensen met wie ik eerder heb samengewerkt en die ik in deze rol zou aanbevelen.
Het is een openbare aankondiging en ik doe het graag, omdat zoveel mensen werkloos of onvoldoende werk hebben. Maar ik word achtervolgd door de onhandigheid ervan. “Hallo! We hebben elkaar al vijf jaar niet gesproken, maar ik vroeg me af of je geïnteresseerd zou zijn in deze baan die ver onder je vaardigheden ligt, omdat deze beter is dan de baan die je nu hebt. Bekijk dit bericht en laat het me weten als jij of deze andere jongens met wie ik geen contact heb, maar misschien wel geïnteresseerd zijn?” Kunt u een beter script voorstellen voor het indienen van een koud toepassingsverzoek?
Groen antwoordt:
De eenvoudigste manier om dit te doen is door eenvoudigweg te zeggen: “Ik probeer de vacature te verspreiden onder mensen die mogelijk geïnteresseerd zijn of die mogelijk mensen kennen die mogelijk geïnteresseerd zijn.” (Dit is ook de beste manier om dit te doen als je hoopt dat de ontvanger zelf zal solliciteren, maar je op plausibele wijze bij zijn manager wilt kunnen ontkennen dat je niet hebt geprobeerd hem aan te werven, anders zouden er mogelijk gênante gevolgen voor de relatie zijn.)
En wat betreft het elkaar vijf jaar niet spreken: het maakt niet uit! Professionele relaties ze hebben niet dezelfde regels als sociale relaties. In een professionele context is het prima om contact op te nemen met iemand die je al jaren niet meer hebt gesproken, omdat je een referentie nodig hebt, denkt dat hij of zij misschien geïnteresseerd is in een baan, enzovoort. Het wordt niet als onbeleefd beschouwd alleen maar omdat je in de tussentijd geen contact hebt gehouden.
Wilt u uw vraag versturen? Stuur het naar alison@askamanager.org.
—Alison Groen
Dit artikel verscheen oorspronkelijk OP Snel bedrijfDe zustersite van Inc.com.
Inc. is de stem van de Amerikaanse ondernemer. We inspireren, informeren en documenteren de meest fascinerende mensen in het bedrijfsleven: de risiconemers, innovators en doorzetters die de meest dynamische kracht in de Amerikaanse economie vertegenwoordigen.
