Gepresenteerd door SAP
Tien jaar geleden nam Western Sugar een beslissing die vooruitziend zou blijken: overstappen van SAP ECC on-premise naar SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Destijds was AI geen prioriteit in de meeste roadmaps. Het bedrijf probeerde eenvoudigweg te ontsnappen aan wat de directeur bedrijfscontrole, Richard Caluori, ‘een treinwrak’ noemt: een zwaar aangepast ERP-systeem dat zo vol zat met aangepaste ABAP-code dat het niet meer te upgraden was.
Tegenwoordig blijkt een vroege adoptie van de cloud de basis te vormen voor de AI-transformatie van Western Sugar. Terwijl SAP de inzet van zakelijke AI-mogelijkheden op het gebied van financiën, supply chain, human resources en meer versnelt, bevindt Western Sugar zich in een unieke positie om te profiteren van de technologie.
“We zijn niet met AI in gedachten naar de cloud verhuisd”, zegt Caluori. “Maar de beslissing om schone fundamenten en gestandaardiseerde processen te omarmen bleek precies wat we nodig hadden toen AI-mogelijkheden beschikbaar kwamen. Schone data, gestandaardiseerde workflows, gedisciplineerde processen, alle fundamenten die we hebben gelegd om fundamentele operationele redenen zijn nu de basis die AI laat werken. We waren er klaar voor zonder het zelfs maar te weten.”
Ontwikkel AI-gereedheid met een schone ERP-basis
De reis van Western Sugar begon met een bekend zakelijk probleem: technische schulden. Door jarenlang maatwerk op locatie was een systeem ontstaan dat vrijwel onmogelijk te onderhouden of te updaten was.
“Omdat we op locatie werkten, konden we onze eigen coderen in ABAP, en in de loop der jaren hebben we zo’n puinhoop gemaakt van onze interne codering dat de software niet langer kon worden geüpgraded”, legt Caluori uit. “De directe voordelen van de overstap naar de publieke cloud waren duidelijk: verminderde belasting van de infrastructuur en toegang tot standaardprocessen die door SAP zijn geperfectioneerd. Ze zijn al 40-50 jaar actief in deze branche en hebben al hun ervaring in deze ene oplossing gestopt. Nu werken de upgrades.”
Maar het belangrijkste voordeel bleek de schone kernfilosofie te zijn die inherent is aan publieke cloud-implementaties, wat betekent dat de software wordt onderhouden en bijgewerkt door SAP. Deze aanpak, gecombineerd met robuuste API-connectiviteit, creëerde een omgeving waarin de IT-afdeling van Western Sugar eenvoudig systemen kon integreren.
In SAP S/4HANA Cloud Public Edition houdt dit model de ERP-kernlogica gestandaardiseerd en uitbreidbaar, terwijl uitbreidingen en integraties worden beheerd via door SAP ondersteunde API’s en services.
“Uiteindelijk hebben we lagere totale eigendomskosten, een beter product en de datakwaliteit en procesdiscipline die essentieel zijn voor de adoptie van AI”, zegt Caluori.
Deze schone, gestandaardiseerde basis, die voortdurend wordt bijgewerkt en verbonden via API, maakt ingebedde AI levensvatbaar binnen SAP Cloud ERP.
Hoe schone kernprocessen in SAP AI-automatisering mogelijk maakten
Toen SAP begon met het implementeren van SAP Business AI-mogelijkheden binnen SAP S/4HANA Cloud Public Edition, voelde Caluori zich uitgedaagd om processen te verbeteren door middel van automatisering en standaardisatie op manieren die ze zich nog nooit eerder had voorgesteld. De eerste grote AI-implementatie van het bedrijf was gericht op gecentraliseerd factuurbeheer.
Tegenwoordig komen facturen binnen van externe bronnen en passeren ze de firewall. Als ze voldoen aan vooraf gedefinieerde AI-betrouwbaarheidsdrempels, publiceert SAP Business AI ze automatisch zonder menselijke toetsenbordinvoer. Elke transactie wordt continu geëvalueerd met behulp van een stoplichtmodel: groene items worden automatisch verwerkt, gele items worden ter beoordeling doorgestuurd en rode items worden gemarkeerd voor onmiddellijke aandacht.
“Omdat de factuur automatisch door het systeem gaat, hanteren wij een hoge standaard”, zegt hij. “Op AI gebaseerde functionaliteit werkt alleen als de hele procesketen, van inkoopaanvraag tot inkooporder, van ontvangst tot uitgifte, schoon is. Daarom verbeteren we deze upstream-processen voortdurend om aan de behoeften van onze op AI gebaseerde innovaties te voldoen.”
Kwantificeer de operationele impact van AI-automatisering
Caluori schat dat Western Sugar directe kostenbesparingen van zes cijfers heeft gerealiseerd door middel van AI-automatisering, om nog maar te zwijgen van verbeterde zichtbaarheid en controle.
“Als ik nu inlog op mijn computer, zie ik direct in realtime wat er gebeurt in de inkoopbranche”, zegt hij. “Ik heb een volledig zicht op de cockpit dat ik voorheen niet had. Omdat ik veel meer zicht heb, heb ik veel meer controle over de operaties.”
Het bedrijf breidt zijn AI-adoptie nu uit naar nieuwe gebieden. Met de recente transitie van Western Sugar naar het drie-snelhedenlandschap van SAP richt Caluori zich op maandafsluitingsprocessen voor AI-automatisering.
“Mijn doel is dat AI het overgrote deel van de maandafsluitingen kan afhandelen”, zegt hij. “In de loop van de tijd, terwijl de AI leert wat we doen en hoe we de boeken afsluiten, is het doel om meer dan 50% van onze maandafsluitingstaken te automatiseren. We hopen ook dat AI-gestuurde toeleveringsnetwerken en proactieve rapportage en intelligentie binnenkort mogelijk zullen zijn.”
Western Sugar ontwikkelt ook kunstmatige intelligentie voor voorspellend onderhoud van zijn productieapparatuur, een cruciaal vermogen voor zijn grootschalige fabrieken, waar defecten aan apparatuur de productie kunnen stopzetten en tot honderdduizenden dollars aan verliezen kunnen leiden. Deze inspanningen bouwen voort op de analyse- en kunstmatige-intelligentiemogelijkheden van SAP op het gebied van activabeheer en productiesystemen.
“We zijn een intern team gestart dat werkt aan voorspellende analyses met kunstmatige intelligentie, waarbij het systeem ons vooraf kan vertellen of we alert moeten zijn op specifieke apparatuur – dat een bepaalde machine de komende twee, drie dagen of weken uitvalt”, legt Caluori uit. “Als we deze problemen proactief kunnen aanpakken voordat ze productieverstoringen veroorzaken, zal dat ons miljoenen dollars besparen.”
Het beheren van organisatorische veranderingen naast de adoptie van AI
Hoewel de technologie zelf duidelijke voordelen met zich meebracht, was de impact op de organisatie complexer. Voor Western Sugar vereiste de onmiddellijke modernisering van de kernsystemen door de overstap naar de SAP-cloud en de adoptie van gestandaardiseerde, op upgrades gerichte processen niet alleen nieuwe workflows, maar ook een fundamentele verandering in de manier waarop werknemers over verandering zelf denken.
Voor Caluori is deze beschikbaarheid niet onderhandelbaar. “Veranderingsmanagement is de belangrijkste sleutel tot succes”, zegt hij. “We hebben veel veranderingen in het management moeten doorvoeren, niet alleen op het gebied van bedrijfsprocessen, maar ook op het gebied van het gedrag van medewerkers.”
Dit werk heeft in de loop van de tijd zijn vruchten afgeworpen, deels omdat de adoptie van de cloud de voortdurende verandering heeft genormaliseerd. Naarmate upgrades routinematig werden in plaats van ontwrichtend, raakten werknemers steeds meer op hun gemak met evolutie als een operationele voorwaarde.
“Als SAP nu met een nieuwe update komt, weten ze dat er verandering op komst is”, legt Caluori uit. “De mentaliteit is verschoven naar angst om te zien welke verbeteringen de volgende update zal brengen.”
En deze culturele verschuiving is van cruciaal belang gebleken nu Western Sugar verder gaat dan systeemupgrades en zich richt op meer geavanceerde initiatieven.
“Nu willen mensen zelfs graag overstappen op AI, naar grotere projecten”, voegt hij eraan toe.
Een dergelijke culturele voorbereiding moet echter van bovenaf worden aangestuurd. Bij Western Sugar begrijpen de leidinggevenden, van wie velen afkomstig zijn uit grote internationale organisaties, de noodzaak van de concurrentie om de technologie voor te blijven. Deze inspanning van bovenaf heeft bijgedragen aan het normaliseren van voortdurende veranderingen en heeft de basis gelegd die nodig is om AI strategisch na te streven.
Lessen over AI-gereedheid van Western Sugar
Voor bedrijven die hun AI-traject evalueren, biedt de ervaring van Western Sugar een duidelijke les: AI-gereedheid begint lang vóór de adoptie van AI. De schone kern, gestandaardiseerde processen en sterke datakwaliteit die Western Sugar tien jaar geleden oprichtte, uitsluitend gedreven door de noodzaak om aan technische schulden te ontsnappen, bleken precies te zijn wat AI nodig had. En hoewel Caluori het voordeel erkent dat een vroege start hen heeft opgeleverd, zegt hij dat het op een na beste moment om te beginnen nu is.
“Je moet deze veranderingen omarmen, anders raak je achterop”, zegt Caluori. “Deze voortdurende verbetering is wat SAP ons biedt, en nu, met ingebouwde AI-mogelijkheden, zien we voordelen die we ons niet hadden kunnen voorstellen toen we aan dit traject begonnen.”
Gesponsorde artikelen zijn inhoud die is geproduceerd door een bedrijf dat voor de post betaalt of een zakelijke relatie heeft met VentureBeat en die altijd duidelijk gemarkeerd is. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met sales@venturebeat.com.
