Er wordt de laatste tijd veel gesproken over identiteitsdiefstal. Misschien heb je zelfs gehoord van klanten die door dit probleem zijn getroffen. Jouw hulp kan een groot verschil maken. Wist u trouwens dat uw bedrijf verplicht is slachtoffers van identiteitsdiefstal te voorzien van kopieën van documenten die verband houden met de diefstal?
Sectie 609(e) van de Fair Credit Reporting Act (FCRA) vereist dat u slachtoffers van identiteitsdiefstal (of op verzoek van het slachtoffer aan de politie) een kopie verstrekt van documenten met betrekking tot de diefstal. Op schriftelijk verzoek van een slachtoffer van identiteitsdiefstal moet u de documenten binnen 30 dagen gratis en zonder dagvaarding verstrekken. Dit wordt ook wel “het verstrekken van bedrijfsomzetgegevens” genoemd.
Slachtoffers van identiteitsdiefstal hebben mogelijk documenten nodig om het misdrijf te documenteren of hun goede naam te verduidelijken. Je wilt ze helpen en je weet dat je de wet moet respecteren. Zorg er dus voor dat u beleid heeft opgesteld om te reageren op documentverzoeken van slachtoffers.
Op basis van wat we hebben geleerd, volgen hier enkele dingen waarmee u rekening moet houden bij het reageren op een omzetverzoek voor bedrijfsdocumenten
- Maak de balans op. Ontdek welke soorten records u heeft. Denk aan verzoeken, verklaringen, kwitanties, klantenservice-aantekeningen die verband houden met een transactie en gegevens die aantonen waar goederen zijn gekocht of verzonden. Als je weet wat je hebt, kun je er beter voor zorgen dat slachtoffers allerlei soorten documenten krijgen die verband houden met identiteitsdiefstal
- Denk in het algemeen. De omzetbepaling van de FCRA voor zakelijke documenten is van toepassing op alle verschillende soorten identiteitsdiefstal, inclusief nieuwe geopende accounts en aankopen op bestaande accounts. Daarom is het belangrijk om uw beleid periodiek te evalueren om er zeker van te zijn dat er nieuwe vormen van identiteitsdiefstal in voorkomen zodra deze zich voordoen.
- Wees niet bang om te dupliceren. Volgens de FCRA moeten documenten worden verstrekt, zelfs als het slachtoffer deze al eerder heeft ontvangen. Hier is een voorbeeld: Laten we zeggen dat een slachtoffer een dossierverzoek indient nadat hij een te late kennisgeving op een bankafschrift heeft ontvangen. Wat moet je doen? Produceer alle documenten die betrekking hebben op de ongeoorloofde afschrijvingen, inclusief kopieën van bankafschriften, zelfs als het slachtoffer deze mogelijk al heeft ontvangen. Waarom? Het is mogelijk dat het slachtoffer eerder ontvangen kopieën niet heeft bewaard, vooral als de identiteitsdiefstal enige tijd geleden heeft plaatsgevonden. Het afwijzen van het verzoek van het slachtoffer omdat het slachtoffer eerder toegang had tot de gegevens, voldoet niet aan artikel 609(e).
U vraagt zich misschien af of het mogelijk is om te weigeren documenten te verstrekken naar aanleiding van een 609(e)-verzoek. Als u niet zeker bent van de identiteit van het slachtoffer, staat de FCRA u toe om een identiteitsbewijs te vragen, zoals een kopie van een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs. Mogelijk wilt u ook om bewijs vragen van een identiteitsdiefstalrapport, zoals een identiteitsdiefstalrapport uitgegeven door de FTC of een politierapport. Een klacht over identiteitsdiefstal van de FTC onderwerpt de persoon die de klacht indient aan strafrechtelijke sancties als de informatie vals is, en bedrijven kunnen deze behandelen alsof het een politierapport is. Als u na ontvangst van dergelijke documenten niet in staat bent de identiteit van het slachtoffer te verifiëren of van mening bent dat het verzoek om documenten gebaseerd was op een valse verklaring, kunt u weigeren de documenten te verstrekken.
Voor meer informatie over naleving van 609(e) kunt u lezen Bedrijven moeten slachtoffers en wetshandhavers voorzien van transactiegegevens met betrekking tot identiteitsdiefstal.
