De One Big Beautiful Bill Act, die op 4 juli 2025 in de wet werd ondertekend, introduceerde een belastingvoordeel dat eenvoudig lijkt: werknemers kunnen een deel van hun overwerkvergoeding aftrekken van hun federale belastbare inkomen. Maar voor zorgaanbieders die al complexe loonadministratie- en personeelsbeheeromgevingen beheren, is dit geen discussie over het belastingbeleid. Het is een systeemvoorbereidingsprobleem.
Als uw organisatie nog niet is begonnen met het vastleggen van gekwalificeerde gegevens over overuren, loopt u achter. De bepaling heeft terugwerkende kracht tot 1 januari 2025.
Wat de wet eigenlijk vereist
Werknemers kunnen tot 12.500 dollar per jaar (25.000 dollar voor gezamenlijke indiening van gehuwden) aftrekken van de gekwalificeerde compensatie voor overuren tot en met belastingjaar 2028. Het probleem ligt in wat daarvoor in aanmerking komt.
Alleen de door de FLSA opgelegde overwerkpremie is van belang. Dit is het bedrag dat boven het reguliere tarief wordt betaald – de ‘helft’ in ‘anderhalf uur’. Het basissalarisgedeelte van overuren is niet geldig.
Werkgevers moeten hun werknemers een jaarlijkse verklaring verstrekken waarin de totale gekwalificeerde overwerkcompensatie wordt weergegeven. De Belastingdienst heeft voor 2025 een overgangsvrijstelling verleend, maar die ontheffing gaat ervan uit dat je die bedragen ook daadwerkelijk kunt vaststellen en onderbouwen wanneer daarom wordt gevraagd.
Omdat de zorgsector met extra complexiteit te maken krijgt
Zorgorganisaties worden geconfronteerd met specifieke operationele uitdagingen bij het implementeren van OBBBA’s rapportagevereisten voor overuren.
Ten eerste is overwerk operationeel essentieel in de gezondheidszorg. In tegenstelling tot sectoren die overuren eenvoudigweg kunnen terugdringen, vertrouwen gezondheidszorgsystemen erop om een veilige personeelsbezetting en continue patiëntenzorg te handhaven. Naarmate werknemers het belastingvoordeel erkennen dat gepaard gaat met gekwalificeerd overwerk, kunnen sommige organisaties een grotere bereidheid zien om overwerkdiensten te accepteren, wat betekent dat er meer kwalificerende transacties plaatsvinden die zorgvuldig moeten worden gevolgd.
Ten tweede zijn de loonadministraties in de gezondheidszorg vaak complex. Meerdere loonregels, ploegenverschillen, vakbondscontracten en staatsspecifieke regels voor overuren creëren gelaagde berekeningsvereisten. Het toevoegen van FLSA-specifieke premium monitoring aan de bestaande complexiteit vereist een zorgvuldige systeemconfiguratie.
De systeemlacunes waarmee u waarschijnlijk te maken krijgt
De meeste platforms voor loonadministratie en personeelsbeheer zijn niet ontworpen met rapportage in OBBBA-stijl in gedachten. Hiaten hebben de neiging zich op voorspelbare plaatsen te clusteren.
Vragen over het salarissysteem
Kan uw systeem voor elk uur overwerk onderscheid maken tussen regulier loon (1,0x) en FLSA-overwerkpremie (0,5x)? Kunt u het hele jaar door gekwalificeerd overwerk opbouwen op werknemersniveau? Kunt u een jaarlijkse verklaring opstellen waaruit het totale bedrag aan gekwalificeerde overuren blijkt en de controleerbaarheid ondersteunen?
Dit is de praktische test: als een werknemer die €20 per uur verdient, 10 uur overwerkt, kan het systeem dan duidelijk vaststellen dat €100 aan overwerkpremie (10 × €10) in aanmerking komt, terwijl het basisgedeelte van €200 (10 × €20) niet in aanmerking komt?
Vragen over personeelsmanagement
Kan uw tijdregistratiesysteem de door de FLSA opgelegde overuren identificeren, los van de overuren die zijn opgelegd door de staatswet, vakbondsovereenkomsten of werkgeversbeleid? Is het mogelijk om onderscheid te maken tussen dagelijkse overuren en wekelijkse overuren van FLSA? Wordt de classificatie van overuren zonder handmatige tussenkomst netjes naar de loonlijst overgebracht?
Integratie vragen
Wisselen uw systemen naadloos gegevens over overuren uit? Zijn de definities van werknemers- en looncodes consistent op alle platforms? Kunnen werknemers de bedragen voor gekwalificeerde overuren van het jaar tot nu bekijken?
Als het antwoord op een van deze vragen ‘nee’ of ‘niet zeker’ is, heeft u zichtbaarheid.
Wat nu te doen
Directe acties (reeds verlopen)
Omdat de bepaling met terugwerkende kracht geldt tot 1 januari 2025, zouden organisaties al gegevens voor het lopende boekjaar moeten vastleggen.
Controleer uw loonstrookje-looncodes om te bevestigen dat de berekeningen voor overuren het basisloon duidelijk scheiden van de FLSA-vereiste premie. Documenteer uw berekeningsmethode: De IRS staat redelijke benaderingsmethoden toe voor 2025, maar deze methoden moeten consistent worden gedocumenteerd en toegepast. Bedenk of uw systemen configuratiewijzigingen, verbeteringen of langetermijnplatformupgrades nodig hebben.
Begin 2026
Beschouw 2026 als een schoon leijaar. Implementeer betrouwbare year-to-date accumulators voor gekwalificeerde overuren. Stel medewerkersrapportages in via W-2 Box 14 of aanvullende overzichten. Maak uitzonderingsrapporten om onjuist gecodeerde overuren op te sporen voordat dit de nauwkeurigheid beïnvloedt. Stabiliseer integraties, zodat het personeelsbeheer de correct geclassificeerde overuren naar de loonadministratie overbrengt zonder handmatige herbewerking.
Vooruitkijken
Overweeg om jaarlijkse gekwalificeerde overuren weer te geven in selfserviceportals om het aantal vragen van werknemers te verminderen. Overweeg of gerichte mogelijkheden voor overwerk kunnen helpen bij het aanpakken van personeelsuitdagingen. Ontwikkel een systeemroadmap als handmatige oplossingen uw huidige aanpak zijn: deze zijn niet schaalbaar.
De chronologie
- 1 januari 2025 – Bepalingen over overwerk zijn van kracht geworden (met terugwerkende kracht)
- Boekjaar 2025 – Overgangsjaar met strafvermindering en redelijke benadering toegestaan
- 1 januari 2026 – Verwachting van volledige en nauwkeurige tracking van de lonen in 2026
- Begin 2026 – Systeemupdates, testen en communicatie met medewerkers moeten voltooid zijn
- 31 december 2028 – De bepalingen over het inhouden van overwerk zijn op grond van de huidige wetgeving niet meer van toepassing
De bottom-line
De OBBBA-bepalingen over overuren lijken misschien eenvoudig, maar voor zorgaanbieders leggen ze zwakke punten bloot in de manier waarop overuren in verschillende systemen worden geregistreerd, berekend en gerapporteerd.
Organisaties die dit uitsluitend als een belastingwijziging zien, haasten zich naar het einde van het jaar. Degenen die dit erkennen als een initiatief voor systeem- en datagereedheid, zullen de naleving beschermen, de administratieve lasten verminderen en hun personeel ondersteunen tijdens de transitie.
Heeft u hulp nodig bij het beoordelen van uw salaris- en personeelsbeheersysteem op naleving van OBBBA? Neem contact op met IT-leiders in de gezondheidszorg om te bespreken hoe we de operationele en technische paraatheid van uw organisatie kunnen ondersteunen.
Praat met ons team
Disclaimer: Dit artikel is bedoeld om feitelijke informatie te verschaffen over de operationele en technische vereisten van de overwerkvoorzieningen van OBBBA. De inhoud weerspiegelt het adviesperspectief van IT-leiders in de gezondheidszorg over de gereedheid van systemen en de paraatheid voor naleving, en niet politiek commentaar of politieke standpunten.
